In Transpas Enterprise kunnen documenten worden vastgelegd op verschillende plaatsen, bijvoorbeeld achter een order of rit, of een voertuig of medewerker. Elk document is dan ook toegankelijk voor alle gebruikers die toegang hebben tot dat scherm. Dit is niet altijd wenselijk.
Om te voorkomen dat bepaalde gebruikers bepaalde documenten wel of niet mogen inzien, moeten de documenten worden opgeslagen op netwerklocaties die de toegang regelen.
Bijvoorbeeld: Een kopie rijbewijs kan toegankelijk zijn voor alle medewerkers, dus die kun je opslaan op de standaard netwerklocatie zoals ingericht in Transpas Enterprise.
Een arbeidscontract bijvoorbeeld, moet alleen toegankelijk zijn voor gebruikers die dit ook mogen inzien. Het linkje kan dan wel op het tabblad documenten staan van de betreffende medewerker, maar het is van belang dat het brondocument, waar het linkje naar verwijst, is opgeslagen op een netwerklocatie waar alleen geautoriseerde gebruikers toegang tot hebben.
Neem contact op met de systeembeheerder om dit ook zo in te richten.
Om te voorkomen dat gebruikers documenten kunnen bewerken kunt u per map/directory lees-en schrijfrechten instellen. Dit kunt u doen in de verkenner door eigenschappen van de betreffende map te openen en naar het tabblad Beveiliging te gaan.
Hier kiest u voor de gebruiker en kent machtigingen toe.
Mag de gebruiker wel lezen, maar niks wijzigen? Zet dan een vinkje in de kolom toestaan bij lezen en een vinkje in de kolom weigeren bij wijzigen.